Política de tratamiento de datos personales

1. Quién opera Oganto

Oganto es un producto de Enhance Digital Hub, el nombre comercial con el que trabaja Keyder Daniel Herrera Mercado, persona natural. En esta política, «nosotros» se refiere a él como operador de Oganto.

Operador

Keyder Daniel Herrera Mercado (Enhance Digital Hub)

NIT

1143154987-5

Dirección

Calle 96 # 72B-43, Barranquilla, Atlántico, Colombia

Correo para datos personales

contacto@enhancedigitalhub.com

Sitio web

oganto.com

Aplicación

app.oganto.com

Atiende las consultas y reclamos sobre datos personales el mismo operador, por los canales de arriba. Esta política se expide conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas colombianas de protección de datos.

2. Responsable y encargado: dos papeles distintos

Somos responsables de los datos de quienes visitan oganto.com, de quienes nos escriben para conocer Oganto y de los consultorios y negocios que lo contratan (el «cliente»), incluidas las personas de su equipo que lo usan.

Somos encargados de los datos de los pacientes y clientes que le escriben a un consultorio o negocio que usa Oganto. En ese caso el responsable es el consultorio o negocio: decide para qué usa los datos, debe tener su propia política de tratamiento y debe contar con la autorización de cada persona. Nosotros tratamos esos datos solo para prestarle el servicio, según sus instrucciones y el acuerdo de transmisión de datos que hace parte de los Términos y condiciones.

Cuando Enhance Digital Hub usa Oganto para atender su propio WhatsApp, Enhance es el responsable de esos datos.

3. Qué datos tratamos

Si visitas oganto.com

El servidor registra la dirección IP, la fecha, la página que se pidió y el navegador. Lo usamos solo para la seguridad y el funcionamiento del sitio, y se borra a los 14 días. Este sitio no usa cookies, píxeles de publicidad ni herramientas de analítica.

Si nos escribes para conocer Oganto

Tu nombre, tu número de WhatsApp o tu correo, el nombre de tu consultorio o negocio, la ciudad y lo que nos cuentes en la conversación.

Si eres cliente

• Los datos del contrato y de la factura: nombre o razón social, documento o NIT, dirección, correo y teléfono.
• Las personas de tu equipo que usan Oganto: nombre, nombre de usuario, contraseña (guardada de forma que nadie puede leerla), rol y registro de las acciones hechas en la plataforma.
• Las cuentas que conectas: los identificadores de tu portafolio de negocio en Meta, de tu cuenta de WhatsApp Business y su número, de tu cuenta profesional de Instagram, de tu página de Facebook y de tu cuenta publicitaria, y los tokens de acceso que Meta entrega para operarlas, que guardamos cifrados.
• De tu cuenta publicitaria: los nombres de campañas y anuncios, el gasto y los resultados que entrega Meta. Son datos de tu negocio y no identifican a personas.
• El uso de tu plan: cantidad de mensajes y de funciones de inteligencia artificial usadas en el mes.

Si le escribes a un consultorio o negocio que usa Oganto

Esto lo tratamos como encargados del consultorio o negocio:

• Cómo te identifica cada canal. En WhatsApp, tu número de teléfono (o el identificador que asigna Meta si usas nombre de usuario) y tu nombre de perfil. En Instagram, tu identificador para ese negocio, tu nombre de usuario y tu foto de perfil. En Messenger, tu identificador para esa página, tu nombre y tu foto de perfil.
• Tus mensajes. Texto, notas de voz y su transcripción, fotos, videos, documentos y ubicaciones que compartas, reacciones, respuestas a botones, y la fecha y el estado de entrega y lectura de cada mensaje.
• Tus comentarios en las publicaciones de Instagram o de la página de Facebook del negocio, y las respuestas del negocio.
• De dónde llegaste. Si escribiste desde un anuncio, el anuncio, la campaña y el identificador de clic que entrega Meta.
• Lo que registra el equipo del negocio: tu ficha (nombre, documento, fecha de nacimiento, ciudad, correo, entidad o forma de pago), tus citas (sede, tipo, fecha, valor, estado y asistencia), los pagos de consulta, notas, etiquetas, la lista de espera y tus respuestas a encuestas de satisfacción.
• Tu consentimiento y tus bajas: cuándo aceptaste recibir mensajes y si pediste no recibirlos (por ejemplo, escribiendo BAJA).
• Datos de salud que decidas compartir en el chat. Ver la sección 8.

4. Para qué los usamos

Personas que nos escriben y clientes

• Responderte, mostrarte Oganto, enviarte una propuesta y hacerte seguimiento por WhatsApp o correo. Si nos pides que no te escribamos más, no lo hacemos.
• Prestar el servicio contratado: crear las cuentas, conectar los canales, configurar el consultorio, dar soporte y medir el uso del plan.
• Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
• Avisarte de mantenimientos, cambios o asuntos de seguridad del servicio.

Datos que llegan por Oganto (por encargo del cliente)

• Recibir, mostrar, responder y organizar mensajes y comentarios en una bandeja para el equipo del cliente.
• Enviar las respuestas automáticas que configura el cliente (bienvenida y fuera de horario) y mensajes con plantillas aprobadas por Meta: confirmaciones y recordatorios de citas, seguimientos y, solo a quien lo autorizó, información o promociones del cliente.
• Llevar la agenda: agendar, confirmar, cambiar, cancelar y recordar citas, y manejar la lista de espera.
• Las funciones de inteligencia artificial de la sección 6.
• Mostrarle al cliente de dónde llegan sus pacientes o clientes y qué resultado dio cada anuncio (chats, citas, pagos y costo).
• Informar a Meta las conversiones de anuncios, como se explica en la sección 5.
• Avisarle al equipo del cliente, en su celular o computador, que llegó un mensaje.
• Hacer copias de seguridad, proteger el servicio y evitar abusos.

Lo que no hacemos con estos datos: venderlos; usarlos para publicidad de Enhance o de terceros; usarlos para crear, entrenar o mejorar modelos de inteligencia artificial; cruzarlos entre clientes; o escribirle a esas personas por iniciativa propia.

5. WhatsApp, Instagram, Messenger y anuncios

Oganto se conecta con los productos de Meta Platforms por sus API oficiales, solo cuando el cliente conecta sus cuentas y lo autoriza. Esto es lo que hace con cada conexión:

Algunos de estos permisos están en revisión de Meta o se pedirán más adelante. Mientras Meta no los apruebe, esas funciones no están activas para los clientes.

Qué le enviamos a Meta en una conversión

El identificador de la cuenta de WhatsApp Business del cliente, el identificador de clic del anuncio, el tipo de evento (por ejemplo, cita agendada o compra), la fecha y, en una compra, el valor y la moneda. No enviamos nombres, números de teléfono, el contenido de los mensajes, el motivo de consulta ni ningún dato de salud. Solo se informa una conversión cuando la conversación llegó desde un anuncio de Meta.

Uso limitado de los datos de Meta

Usamos los datos que recibimos de Meta solo para prestarle Oganto al cliente que conectó sus cuentas, conforme a las Condiciones de la Plataforma de Meta y sus políticas para desarrolladores. No los vendemos, no los usamos para publicidad, no los compartimos salvo con los proveedores de la sección 10 y los eliminamos cuando el cliente desconecta sus cuentas o cuando se pide su eliminación (ver Eliminación de datos).

Meta trata además los datos como responsable independiente en sus propios servicios, según su política de privacidad y la de WhatsApp.

6. Inteligencia artificial

Oganto usa modelos de OpenAI, por su API, para:

• transcribir notas de voz;
• leer fotos y documentos, por ejemplo una orden médica o un comprobante de pago;
• resumir conversaciones y llenar la ficha con los datos que la persona dio en el chat;
• sugerirle respuestas al equipo del cliente;
• y, solo si el cliente lo activa, un asistente automático que responde sobre el consultorio o negocio y pasa la conversación a una persona.

Para hacerlo, la parte necesaria de la conversación se envía a OpenAI, que la procesa para devolver el resultado. Según sus condiciones para clientes de la API, OpenAI no usa esos datos para entrenar sus modelos y puede conservarlos hasta 30 días para detectar abusos.

El asistente automático se presenta como asistente virtual; no diagnostica, no receta, no interpreta exámenes ni da indicaciones médicas; ante una urgencia indica llamar al 123 o ir al servicio de urgencias; y pasa la conversación a una persona cuando el paciente lo pide o cuando no sabe qué responder. El equipo del cliente puede leer y tomar cualquier conversación en cualquier momento.

7. Google Calendar

Si una persona del equipo del cliente conecta su Google Calendar, Oganto le pide a Google tres cosas: ver su correo de Google (para mostrar con qué cuenta se conectó), crear y administrar un calendario propio de Oganto dentro de su cuenta (donde escribe las citas que esa persona tiene asignadas) y consultar si está libre u ocupada a una hora, sin ver el título ni el detalle de sus eventos. Oganto no lee sus otros calendarios ni sus eventos.

El token se guarda cifrado y se borra al desconectar. El uso de la información recibida de las API de Google cumple la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado.

8. Datos de salud y de menores de edad

Los datos de salud son datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581) y nadie está obligado a darlos (artículo 6). Oganto no es una historia clínica ni una plataforma de telemedicina: es el canal por el que el paciente se comunica con el consultorio y la agenda de sus citas. Aun así, en los chats pueden aparecer datos de salud que el paciente decide compartir, como síntomas, exámenes o fotos de órdenes. Por eso:

• el consultorio, como responsable, debe obtener la autorización expresa del paciente; Oganto le permite enviarle su aviso de privacidad en el primer mensaje;
• solo el equipo del consultorio accede a sus conversaciones, cada persona con su usuario y su rol;
• a Meta nunca le enviamos datos de salud (sección 5);
• recomendamos no enviar por chat más información de salud de la necesaria para agendar.

Los datos de niñas, niños y adolescentes solo se tratan con autorización de su representante legal y respetando su interés superior (artículo 7 de la Ley 1581). Oganto no está dirigido a menores de edad.

9. Autorización

• Si nos escribes o nos das tu número para que te contactemos, nos autorizas a tratar tus datos para las finalidades de la sección 4. Guardamos la conversación como prueba.
• Si eres cliente, la autorización hace parte del contrato.
• Si le escribes a un consultorio o negocio que usa Oganto, quien obtiene tu autorización es ese consultorio o negocio. Oganto guarda la fecha en que aceptaste recibir mensajes y tus solicitudes de baja.

Puedes revocar la autorización cuando quieras, salvo cuando la ley obligue a conservar los datos.

10. Proveedores y transferencia internacional

Para prestar el servicio nos apoyamos en estos proveedores. Reciben solo lo necesario para su parte y deben protegerlo:

Como estos proveedores están fuera de Colombia, los datos se transmiten o transfieren a esos países. Lo hacemos para prestar el servicio que pediste o contrataste, con tu autorización o la que obtiene el cliente, y con proveedores de países que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección o con garantías contractuales (artículo 26 de la Ley 1581). Si cambiamos de proveedor, actualizamos esta lista.

11. Cuánto tiempo los guardamos

• Registros del servidor de oganto.com: 14 días.
• Personas que nos escriben para conocer Oganto: mientras haya conversación comercial y hasta 2 años después del último contacto, salvo que pidas antes que los borremos.
• Datos del contrato y la facturación: lo que dure el contrato y 10 años más para los soportes contables (artículo 28 de la Ley 962 de 2005).
• Datos que llegan por Oganto: mientras el cliente tenga su cuenta activa, o hasta que el cliente o la persona pidan borrarlos. Cuando el cliente termina el servicio o desconecta sus cuentas, borramos los tokens de acceso de inmediato, le entregamos una copia de sus datos si la pide y los eliminamos de la plataforma dentro de los 30 días siguientes.
• Copias de seguridad: se hacen a diario y van cifradas. Guardamos las diarias 14 días, una semanal durante 8 semanas y una mensual durante 12 meses. Un dato eliminado desaparece de las copias a medida que estas vencen; mientras tanto, las copias solo se usan para recuperar el servicio ante una falla, y si alguna vez se restaura una, volvemos a aplicar las eliminaciones que se hayan pedido.
• Bajas: conservamos el número y la fecha de quien pidió no recibir mensajes, solo para respetar esa decisión.

12. Seguridad

Protegemos los datos con conexiones cifradas (HTTPS); tokens y credenciales cifrados con AES-256; contraseñas guardadas con Argon2, que no permite leerlas; verificación de la firma de cada aviso que llega de Meta; datos de cada cliente separados de los demás; acceso con usuario, contraseña y rol; registro de las acciones sensibles; servidores a los que solo se entra con llave; y copias de seguridad diarias cifradas fuera del servidor. Solo entramos a la cuenta de un cliente para darle soporte o para atender un asunto de seguridad.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, se lo avisamos al cliente sin demora, lo informamos a la Superintendencia de Industria y Comercio como exige la Ley 1581 y, cuando corresponda, a Meta y a las personas afectadas.

13. Tus derechos

Como titular de los datos puedes (artículo 8 de la Ley 1581):

• conocer, actualizar y corregir tus datos;
• pedir prueba de la autorización que diste;
• saber para qué se han usado tus datos;
• revocar la autorización o pedir que se eliminen tus datos, cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos;
• acceder gratis a tus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu consulta o reclamo ante el responsable o ante nosotros.

14. Cómo ejercerlos

Si le escribiste a un consultorio o negocio que usa Oganto, puedes pedírselo directamente a ese consultorio o negocio, que es el responsable. También puedes escribirnos: le trasladamos tu solicitud y le ayudamos a responderla dentro de los plazos de ley.

Escríbenos a contacto@enhancedigitalhub.com con tu nombre, el número o usuario con el que escribiste, el consultorio o negocio, lo que pides y un dato de contacto. Para proteger tus datos, confirmamos que la solicitud venga de ti antes de atenderla.

• Consultas (saber qué datos hay y cómo se usan): respuesta en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más (artículo 14).
• Reclamos (corregir, actualizar, eliminar o revocar): respuesta en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más avisándote el motivo. Si al reclamo le falta información, te pedimos completarla dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin que lo hagas, se entiende que desististe (artículo 15).

El paso a paso para pedir la eliminación está en Eliminación de datos.

15. Este sitio y las cookies

oganto.com no usa cookies ni tecnologías de seguimiento, y sus fuentes e imágenes se sirven desde nuestro propio servidor. La aplicación de Oganto usa una cookie de sesión, necesaria para que el equipo del cliente inicie sesión.

16. Cambios a esta política

Si cambiamos algo importante, lo publicamos aquí con su fecha y se lo avisamos a los clientes antes de aplicarlo. Cuando pidamos a Meta permisos nuevos o cambie el uso de los datos, actualizamos esta política primero.

Ver también los Términos y condiciones y Eliminación de datos.